Para evitar perder tiempo innecesario, fíjate un intervalo al día para revisar tus correos electrónicos y contestarlos. Así, serás mucho más productivo y no estarás a cada minuto revisando la bandeja de entrada de tu email.
Multitarea
Hacer 10 tareas a la vez no hará que seas más productivo ni que termines antes. Al contrario, lo único que conseguirás es no llegar a nada. La multitarea es uno de los grandes ladrones del tiempo. ¿Alguna vez has empezado a redactar un email y después te has acordado de que tenías que terminar otra tarea?
Gestionar dos tareas a la vez es un no-no. Te recomendamos que si estás realizando una tarea y aterriza de golpe una nueva en tu mente, lo mejor es que la anotes en la agenda para terminarla después.
Y a continuación veamos algunas recomendaciones que te ayudarán a exprimir tus horas y establecer prioridades:
5 recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo
1. Planifica el día anterior
Organizar el día anterior cómo va a ser el siguiente te ahorrará comenzar el día preguntándote ¿Por dónde empiezo? o ¿Qué tengo que hacer? Anótate en tu agenda o en el planificador que uses lo que tienes previsto y, sobre todo, sé realista con lo que puedes hacer y lo que no.
2. Reduce la lista de tareas al mínimo
Establece tres tareas importantes y escríbelas en tu agenda o planificador. No es buena idea que te pongas diez tareas al día porque al final se te quedará alguna en el tintero. Ten en mente que revisar emails o responder mensajes privados en Instagram son tareas más pequeñas y no se incluyen en estas tareas más relevantes.
3. Delimita tu tiempo según prioridades
Es conveniente que identifiques cuándo eres más productivo (por la mañana o por la tarde) y que te reserves esas horas para las actividades más fundamentales y que requieren de tu concentración al máximo.
4. No procrastines y haz pausas
La procrastinación en exceso no es buena. Por ello, para gestionar tu concentración, realiza pausas aunque sean de 5 minutos con el fin de desconectar la mente y darte un descanso entre tareas. ¡Los descansos nos dan energía para avanzar!
5. Haz un repaso de las tareas pendientes al final del día
Cuando termines tu jornada laboral, dedícate unos 5-10 minutos para ver qué has logrado y si has cumplido con tus prioridades diarias. Y recuerda: prepara tu agenda para el día siguiente. ¡Conseguirás planificar mejor tus semanas!
4 herramientas clave para optimizar tu tiempo
Para ayudarte a gestionar tu tiempo, ¡tu agenda puede ser tu gran aliada! Pero también hay herramientas fáciles de usar y que pueden echarte un cable en tus semanas.
Veamos 4 de mis favoritas:
Calendario de papel
El calendario en papel es el clásico de los clásicos. Sí, sé que te puede parecer un poco raro cuando estamos más acostumbrados que nunca a llevar todas las aplicaciones en nuestro móvil. Pero un papel te permitirá tachar, añadir y escribir todo lo que venga a tu mente.
Puedes utilizar el calendario de papel para organizar tus semanas de un modo general. No hace falta que sea un calendario muy elaborado, con una plantilla en blanco ya podrás ir adaptando tus necesidades.
Google Calendar
Aunque tengas el calendario en papel, el calendario de Google es la herramienta por excelencia para organizar tu tiempo.
Es práctica, cómoda de usar y funciona en cualquier dispositivo. En tan solo minutos puedes crear y editar eventos, añadirles hora, lugar, duración, notas, colores… ¡Tienes infinidad de opciones!
Y, ¿qué otras cosas puedes hacer?
- Responder a eventos o gestionarlos.
- Crear recordatorios en Google Calendar.
- Compartir y ver calendarios con otros usuarios.
- Personalizar calendarios.
- Acceder a notas y tareas.
Google Calendar es una de las herramientas más completas para gestionar tu tiempo y planear tus tareas. ¿La usabas ya?
Google Keep
Es un gestor de notas y lista de tareas. Cuando trabajas en varios dispositivos y con distintos sistemas operativos (iOS o Windows), esta herramienta es la más cómoda.
¿Qué puedes hacer con ella?
- Guardar URLs.
- Añadir notas, listas, fotos y audios.
- Crear recordatorios.
- Compartir tus ideas con otros usuarios.
- Filtrar y buscar las notas por colores u otros atributos como imágenes o audios.
Google Keep es ideal para guardar tus ideas allá donde estés. Da igual cuándo venga a tu mente una idea para tu próxima campaña de marketing: añádela a esta herramienta y ya le darás forma una vez te sientes delante del ordenador.
Todoist
Es una aplicación para organizar tu trabajo y tu vida personal. Tiene versión web y app para móvil y tablet. Todoist es bastante sencilla de usar y es compatible con Android y Apple.
La versión gratuita de esta herramienta permite:
- Crear tareas y subtareas.
- Organizarlas dependiendo del tipo de proyecto que sea.
- Poner fecha límite.
- Fijar prioridades.
- Compartir proyectos.
Como ves, con la versión gratis estás ya más que cubierto para ser un pro de la organización del tiempo. Pero si sientes que necesitas más funcionalidades, el plan premium te permite agregar notificaciones, etiquetas, localización o sincronizar con otros calendarios.
Y tú, ¿cómo gestionas tu tiempo?
Hay mil maneras de ser productivo y no sentir que estás perdiendo el tiempo mientras trabajas. Huye de los ladrones del tiempo, sigue nuestras recomendaciones y utiliza una o dos de las herramientas que te mencionamos.
Descarga a continuación el pdf con la matriz de gestión del tiempo y organiza tus tareas en función de su importancia o urgencia. ¿Usabas alguna de estas herramientas o métodos que te hemos contado? ¡Déjanos un comentario y cuéntanoslo!
