Productividad: 10 consejos para ser productivo en tu día a día

Vivimos en un momento en el que la productividad es crucial. Estamos acostumbrados a pensar que no tenemos ni un minuto que perder y que cada segundo de nuestro día debería estar dedicado a trabajar en nuestros objetivos laborales o académicos.

Sin embargo, cuando hablamos de productividad, tendemos a hablar de ella como si fuera algo aislado y que se puede mejorar con unas cuantas apps. Y nada más lejos de la realidad. La productividad es una decisión consciente. De hecho, es el resultado de varias decisiones tomadas racionalmente para tu propio beneficio.

No importa si quieres ser más productivo para poder llegar mejor a tus objetivos en el trabajo, en tu vida personal o en tu proyecto de venta de camisetas personalizadas. “Mejorar” tu productividad no es algo que puedas hacer en un día, sino que es una decisión a largo plazo que afecta a todas las áreas de tu vida.

En este artículo queremos compartir contigo algunos de los mejores consejos de productividad que hemos recopilado entre los miembros del equipo de Printful para ser una persona más productiva.

Cuando termines de leer podrás entender la forma en la que trabajas y, a partir de ahí, podrás encontrar tu propio estilo de productividad y aplicarlo a todos los aspectos de tu vida. Suena bien, ¿no?

¡Vamos a ello! Te presentamos 10 trucos para mejorar tu productividad:

1. Ser productivo empieza por ti

Cuando te sientas “improductivo”, piensa que lo más probable es que te estés comparando con alguien. Y esto es algo normal: todos tendemos a compararnos con los demás.

Sin embargo, recuerda que la productividad no es igual para todo el mundo. Ya sabes lo que dijo Einstein: no puedes juzgar a un pez por su habilidad para subir a un árbol. Y qué razón tenía.

Si intentas copiar el modelo de productividad de otra persona, te verás persiguiendo una idea de productividad, no tus verdaderos objetivos.

2. Aprende de los consejos de productividad de la gente a la que admiras

Sí, es una mala idea perseguir los sueños de otra persona. Pero siempre puedes aprender de otras personas que compartan tus mismos sueños.

Casi todo lo que sé de productividad lo he aprendido de mis amigos, mi familia y gente con la que me relaciono o me inspira. ¿Y sabes lo más interesante? Es que la mayoría de ellos no ven sus consejos como “trucos de productividad”. Para ellos es su estilo de vida.

Hace poco leímos este consejo de Kate Lewis, jefa de contenido en Hearst Magazines. Según ella, cada semana redacta su propia lista de tareas (ENG) e inmediatamente la tira a la basura. Lo que recuerda de la lista es lo que hará esa semana. ¿Y si se le olvida algo? Será porque no era lo suficientemente importante.

Puede que esto no sea lo más adecuado para tu trabajo o para gestionar tu negocio de impresión bajo demanda, ¡pero sin duda puedes darle una oportunidad con tus recados y las tareas de casa!

3. Sé realista y prioriza tus tareas

La lista de Kate Lewis que mencionaba en el punto anterior muestra una de las claves en todo camino hacia el aumento de la productividad: saber priorizar tus tareas. Si vives rodeado de listas interminables de cosas que hacer, es porque estás tratando todo como una prioridad. Y no debería ser así. 

Seguro que tienes alguna lista de cosas que hacer (o más de una) que te esté provocando dolores de cabeza. Mírala y analiza qué cosas llevan en esa lista más tiempo del que deberían. ¡Y sé honesto! Probablemente encajen en alguna de estas categorías:

1. Cosas que sabes son importantes y que por ello pueden resultarte abrumadoras
2. Cosas que estaría bien hacer, pero que no tienen ningún valor particular
3. Cosas que harás porque sí o por el simple hecho de tachar algo de la lista
4. Cosas que otra persona cree que deberías hacer, pero que tú no consideras tan importantes

Ahora, borra todas las cosas que pertenezcan a la segunda, tercera y cuarta categoría. En un rato veremos qué hacer con la primera.

4. Prioriza tus tareas según vayan llegando

Gestionar tu agenda no consiste solo en hacer una lista. Una parte muy importante de la productividad es tu reacción ante las nuevas tareas e ideas que vayas teniendo y organizarlas antes de que caigan en esa categoría de “estaría bien hacerlo” que solo acabará agobiándote.

Por ejemplo, imagina que tienes una tienda de ropa online y que, de repente, empiezas a recibir malas reseñas por la calidad de tus prendas. Valdrá la pena dedicar tiempo a tratar este tema con tus proveedores o bien buscar un socio de impresión de camisetas de calidad en el que puedas confiar antes de que empieces a perder clientes.

Un método para ser productivo muy conocido y que suele funcionar muy bien es el de la caja de Eisenhower.

Así es como puedes aplicar esta filosofía cada vez que recibas una nueva “cosa que hacer”:

• Anota la tarea
• Toma una decisión en ese mismo momento:
  1. Si te lleva menos de 2 minutos, hazlo cuanto antes (además, completar una tarea te dará una sensación de satisfacción inmediata)
  2. Si no puedes hacerlo ahora mismo, decide cuándo podrás ponerte con ello
• Si no es competencia tuya, delega o pásaselo a otra persona
• Si no es relevante, no lo hagas
• Revisa tu lista para mantener este proceso activo

Es importante que mantengas todas tus anotaciones en un solo lugar al que puedas acceder fácilmente. Un conjunto de apps + cuaderno + email + post-its se te irá de las manos muy rápidamente. Algunas de nuestras aplicaciones de productividad favoritas son Google Keep, Evernote, Things, Wunderlist y Any.do. Y recuerda: siempre puedes valerte de los clásicos papel y boli.

Para priorizar en el trabajo, es importante que te guste utilizar tus propias herramientas de productividad. Ten en cuenta que la primera que pruebes no tiene por qué ser la adecuada para ti. Un ejemplo sería utilizar una combinación de Google Keep para anotar las tareas que recibes y que vas acabando y un cuaderno para las tareas de última hora que necesitas resolver cuanto antes.

5.  Desglosa las tareas más grandes 

¿Recuerdas la primera categoría de la lista de tareas que te mencionamos antes? ¿Esas tareas grandes y abrumadoras? Un buen consejo de productividad es desglosarlas en tareas más pequeñas y alcanzables. Así, en vez de enfrentarte a una tarea enorme (o el resultado que esperas), verás los pasos a seguir para llegar hasta ahí. 

Así, si estás creando una campaña para promocionar tu nueva colección de sudaderas para la temporada alta de ventas, puedes ir planteando estas subtareas:

• Organizar el brainstorming de la campaña
• Crear el borrador de la campaña
• Finalizar el contenido y el diseño de las imágenes
• Organizar la campaña
• Y cualquier otra subtarea que consideres oportuna

Una vez la tarea está hecha, mira tus resultados. Para la campaña de email, por ejemplo, cambiaríamos esa entrada en Google Keep por “comprobar la campaña en 5 días”.

6. Ten siempre un propósito

Creemos firmemente que la clave de la productividad está en tu propósito. Una vez hayas definido el propósito de lo que haces, tu productividad llegará sola.

Una de nuestras autoras favoritas, Nora Ephron, dijo: “No escribo una sola palabra del artículo hasta que no sé para qué lo escribo. Saberlo me da la perspectiva correcta”. Una idea que va más allá de la escritura, ¿no crees?

7. Habla con tu equipo

Habrás notado que tu productividad está influenciada en gran medida por los hábitos de la gente que te rodea. No es ninguna sorpresa afirmar que el trabajo en equipo es una gran manera de mejorar tu productividad.

Saber solucionar problemas individualmente es una habilidad maravillosa, pero es productiva solo hasta cierto punto. Si te atascas durante mucho tiempo, lo más probable es que empieces a dar vueltas y vueltas y a frustrarte. Es en ese punto cuando necesitas alejarte y pedir ayuda: ahorrarás tiempo y energía para ti y para tu equipo.

A la hora de comunicar un problema, delegar tareas o dar respuestas, ve directamente al grano. Si no estás en la oficina, evita pedir ayuda por correo electrónico y agiliza el proceso con una llamada breve. Es un buen ejercicio mental, muestra cortesía y demuestra que sabes lo que haces.

Por ejemplo, si un compañero te pide que le pases un documento y tú no tienes ni idea de dónde está, en vez de responder con un “Oh no, espera, no sé dónde está. Voy a revisar mis carpetas y mi bandeja de entrada (emoji)”, prueba con “Estoy en ello, te lo paso en 10 minutos”.

8. ¿Cuánto tiempo pasas mirando el móvil? 

Quién no ha cogido el móvil para “mirar una cosa” y se ha dado cuenta 20 minutos después de que ha estado perdiendo el tiempo en las mismas 5 apps de siempre. Lo has hecho tú y lo hemos hecho todos.

Mantenerte al día de lo que está pasando en el mundo y entre tu círculo de amigos es importante, pero no siempre es crucial. Lo que tienes delante, sea tu trabajo u otras personas, es más importante que cualquier post en una red social.

Hay dos formas de gestionar tu uso de redes sociales. Puedes ponerte un aviso de tiempo consumido en ciertas aplicaciones o incluso bloquearlas si lo consideras necesario. Pero nosotros te recomendamos preguntarte a ti mismo por qué estás cogiendo tu móvil. ¿De verdad lo que vas a ver es más importante que la tarea que tienes delante? ¿Es la tarea demasiado difícil o aburrida? ¿Qué te distrae?

9. Cuídate

Tu cuerpo es el motor de tu productividad. Por eso, dormir lo suficiente, hacer ejercicio y mantener una dieta equilibrada son cosas que no puedes ignorar.

Tu patrón de sueño es único, así que trata de encontrar el que te pida tu cuerpo. Haz verdaderas pausas para descansar (de las buenas: sin café, teléfono ni otras personas) e incluso échate una siesta si lo necesitas. Conozco gente que no necesita más de 6 horas de sueño, pero también sabemos de estudiantes que se van a dormir nada más salir de su clase de las 5 de la tarde para despertarse a estudiar a medianoche.

Muchos de nosotros pasamos la mayor parte de la jornada laboral sentados. Por eso, para moverse de vez en cuando, algunos de nuestros compañeros han elegido hacer una rutina de ejercicios basados en principios fisioterapéuticos. Según cuentan, algunos días puede parecer una tortura, pero estos ejercicios están afectando positivamente a su autoestima.

Nos cuentan que, desde que empezaron con los ejercicios, se han dado cuenta de que todo está conectado en el cuerpo humano. Las piernas, la espalda, los brazos… Todo. Por ello, tratan de mantener la espalda recta, han dejado de cruzar las piernas al sentarse… Con el tiempo, estos hábitos son muy negativos para tus músculos, lo que puede hacerte sentir cansado y encorvado.

Y otra cosa: disfruta de tus comidas. Trata de darte unos 5-10 minutos extra para masticar tu comida correctamente. Te darás cuenta de que necesitas menos comida de la que piensas para saciarte y te sentirás más productivo después de comer.

10. No pasa nada por procrastinar  

Por último, trata de aceptar que no eres una máquina y que habrá días en los que tu cerebro te pida una pausa. Lo sabrás cuando te sientas algo lento, falto de inspiración y con más pereza de la habitual.

Cuando pase, no te asustes y delega o retrasa tus tareas de manera responsable. Ve despacio y trata de hacer cosas que te inspiren: retoma ese libro que estabas leyendo, escucha tu podcast favorito o mira esa serie que te gusta. Hay hasta Ted Talks sobre procrastinación, así que un caso tan aislado no puede ser.

Personalidad más que productividad

Prepararte para ser productivo implica trabajar en tu personalidad y tus hábitos. ¿Qué tipo de persona quieres ser? ¿Alguien proactivo o alguien que necesita ser arrastrado para todo?

Pasar por alto tus hábitos improductivos solo te creará obstáculos. Cuando pospones algo, lo ignoras o decides retomar un proyecto en el último minuto, solo estás creando más y más trabas entre ti y tu objetivo.

Solo tú puedes definir qué significa ser productivo para ti y solo tú puedes decidir y alcanzar los objetivos que te harán sentir realizado y feliz.