Produktivität verbessern: 10 Tipps für Arbeit und Privatleben

„Produktivität“ ist ein überstrapaziertes Wort. Oder besser gesagt, der Kontext, in dem es erscheint. Die Menschen neigen dazu, die Produktivität als eigenständigen Begriff zu betrachten, der vom Rest des Lebens losgelöst und irgendwie mit einer Reihe von Apps „gehackt“ werden kann.

Ich denke, dass Produktivität eine bewusste Entscheidung ist. In der Tat ist sie eine Reihe von bewussten, zielgerichteten Entscheidungen, die du zu deinem eigenen Nutzen triffst. Die Steigerung der Produktivität ist kein einmaliges Ereignis, sondern eine langfristige Verpflichtung in allen Lebensbereichen.

Ich möchte mit euch einige der Produktivitätstipps teilen, die ich bei meiner Arbeit bei Printful gelernt habe. Überwindet die oberflächlichen Schuldgefühle, die uns alle von Zeit zu Zeit überkommen, wenn wir uns „unproduktiv“ oder sogar „kontraproduktiv“ fühlen. Stattdessen möchte ich, dass du deine persönliche Art der Produktivität entdeckst, indem du dir einige Fragen stellst, um dich selber besser zu verstehen.

Also, lass uns zu den 10 Ansätzen kommen, um produktiver zu werden.

1. Immer bei dir selbst beginnen

Wenn du das Gefühl hast „unproduktiv“ zu sein, hinkt der Vergleich höchstwahrscheinlich. Wir neigen immer dazu zu denken, dass „die Kirschen in Nachbars Garten immer etwas süßer schmecken“.

Während das Vergleichen an sich völlig normal ist, ist das Ergebnis des Vergleichens deiner Produktivität mit der von jemand anderem wie Äpfel Birnen gegenüberzustellen. Wenn du versuchst die Produktivitätsroutine eines anderen zu kopieren, verfolgst du am Ende eher dem Konzept der Produktivität als deinen eigentlichen Zielen.

2. Produktivitätstipps von inspirierenden Menschen abschauen

Während du nicht den Träumen eines anderen folgen solltest, macht es Sinn, jemandem zu folgen, dessen Träume du teilst.

Das meiste, was ich über Produktivität gelernt habe (und ich meine nicht copy+paste), kommt von meinen Freunden, meiner Familie und den Menschen, mit denen ich mich verbunden fühle oder die mich inspirieren. Interessanterweise sehen die meisten von ihnen nicht das, was sie tun als Produktivitätssteigerung. Für sie ist es eine Lebensweise.

Ich bin kürzlich auf einen fantastischen Produktivitätstipp von Kate Lewis, dem Chief Content Officer bei Hearst Magazines, gestoßen. Sie sagt, dass sie wöchentlich eine umfangreiche To-Do-Liste erstellt und diese sofort wieder verwirft. Was sie sich merken kann, bleibt und der Rest ist irrelevant genug, um vergessen zu werden. Nun, das ist vielleicht nicht der beste Ansatz für die Arbeit, aber für kleinere Angelegenheiten definitiv einen Versuch wert!

3. Realistisch bleiben mit der To-Do-Liste

Der Ansatz von Kate Lewis in Bezug auf To-Do-Listen veranschaulicht einen wichtigen Produktivitätspfeiler: Die Priorisierung. Wenn du lange, statische Listen von Dingen führst, die du nicht mal erledigen kannst, behandelst du alles mit Priorität.

Du hast wahrscheinlich irgendwo eine To-Do-Liste, die dir Angst macht. Oder gar mehrere. Hole sie hervor und schau, was sich schon seit längerer Zeit hartnäckig dort hält. Wenn wir ehrlich sind, fallen die Sachen wahrscheinlich in eine der folgenden Kategorien:

• Dinge, die wichtig sind, aber auch beängstigend oder überwältigend 
• „Nice to have“-Posten ohne besonderen Grund oder Mehrwert
• Aufgaben, die du sowieso erledigen wirst (nur aufgenommen, um sie später als „erledigt“ durchstreichen zu können)
• Dinge, über die jemand anderes denkt, dass sie auf deine Liste gehören (u.U. etwas empfindliche Angelegenheit)

Und jetzt lösch alles, was in die zweite, dritte und vierte Kategorie fällt. Zur ersten kommen wir gleich.

4. Aufgaben sofort priorisieren

Bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung geht es nicht nur darum, eine Liste zu führen. Ein Großteil des Produktivseins besteht darin, auf eingehende Aufgaben und Ideen zu reagieren und sie zu sortieren, bevor sie in die „Nice to have“-Kategorie fallen, die deinen Geist überladen.

Wir bei Printful sind Fans der Getting Things Done (GTD)-Produktivitätsmethode von David Allen. Ein wenig Recherche zeigt, dass sich diese mit dem Eisenhower-Prinzip und anderen Methoden überschneidet.

So funktioniert GTD, sobald eine neue „zu erledigende Sache“ eingeht:

• Nimm die Sache auf 
• Triff sofort eine Entscheidung darüber:
  • Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, mache es sofort (Bonus: Die Aufgabe so schnell zu erledigen befriedigt zusätzlich)
  • Wenn du es nicht sofort tun kannst, entscheide, wann du es machen wirst 
  • Wenn es nicht dein Job ist, beauftrage jemand anderen damit 
  • Wenn es nicht relevant ist, vergiss es
• Überprüfe deine Aufgabenliste regelmäßig, um den Prozess am Laufen zu halten

Es ist wichtig, alle Notizen an einem einzigen Ort aufzubewahren, der leicht zugänglich und überprüfbar ist. Eine Mischung aus App, Laptop, E-Mail und Post-its gerät schnell außer Kontrolle. Einige unserer Favoriten für Produktivitätssoftware sind Google Keep, Evernote, Things, Wunderlist und Any.do. Alternativ gibt es den Klassiker: Zum Stift und Papier greifen.

Damit die Priorisierung funktioniert, musst du Spaß an deinen Produktivitätstools haben. Nicht immer ist die erste Wahl die beste. Ich setze auf eine Kombination aus Google Keep für  größere Aufgaben und einem Notizbuch für schnelle, unerwartete Aufgaben, die noch am selben Tag erledigt werden müssen.

5. Größere Aufgaben unterteilen 

Erinnerst du dich an die erste Kategorie von To-Dos, die ich vorhin erwähnt habe? Die wichtigen, aber beängstigenden Aufgaben? Ein Produktivitätstipp, den man oft findet, ist die große Aufgabe in kleinere, weniger beängstigende Unteraufgaben zu teilen. Anstatt sich also einer großen, überwältigenden Aufgabe zu stellen, hat man dann umsetzbare Schritte, um zum Ziel zu gelangen.

Ich persönlich mag nicht meinen Google Keep mit zu vielen, vordefinierten Mini-Schritten zu überfüllen – denn ich weiß, dass ich frustriert sein werde, wenn ich nicht jeden Mini-Schritt so mache, wie geplant. Stattdessen aktualisiere ich den Eintrag, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

Wenn ich z.B. eine wichtige Email-Kampagne für einen der kommenden Feiertage erstellen will, könnten die Updates so lauten: „Kampagnen-Brainstorming organisieren“, „Kampagnenentwurf erstellen“, „Text und Bildmaterial finalisieren“ und „Kampagne terminieren“. Und wenn die gesamte Aufgabe erledigt ist, denke daran, die Ergebnisse zu kontrollieren. Für eine Weihnachts-E-Mail-Kampagne würde ich einen Google Keep-Eintrag „In 5 Tagen E-Mail-Kampagnenergebnisse checken“ einstellen.

Tipp: Versuche nicht den zweiten vor dem ersten Schritt zu tun. Fange nicht in der Brainstorming-Phase an, das Endprodukt zu entwerfen, sondern nimm dir für jeden Schritt die erforderliche Zeit. Zu seiner Zeit.

6. Den Zweck definieren

Ich glaube, dass Zweck der Schlüssel zur Produktivität ist. Sobald der Zweck definiert ist, folgt die Produktivität.

Eine der großen US-amerikanischen Schriftstellerinnen unserer Zeit, Nora Ephron, hat gesagt: „Ich schreibe kein einziges Wort, bis ich weiß, was ich schreiben will. Das bestimmt den Ton, den Blickwinkel“. Eine Idee, die weit über das Schreiben hinausgeht, oder?

Und wenn du etwas Motivation gebrauchen kannst, um dran zu bleiben, haben wir hier die inspirierendsten Zitate und motivierendsten Sprüche zusammengestellt.

7. Kurz und bündig kommunizieren

Dir ist vielleicht schon aufgefallen, dass deine Produktivität auch von den Gewohnheiten der Menschen in deiner Umgebung beeinflusst wird. So ist es wenig überraschend, dass Teamarbeit produktivitätssteigernd ist.

Probleme alleine lösen zu können ist eine fantastische Fähigkeit, aber das ist nur bis zu einem gewissen Grad produktiv. Wenn du lange nicht vorankommst, fängst du an, dich im Kreis zu drehen und dich zu ärgern. Spätestens dann solltest du jemanden um Hilfe bitten. Das spart Zeit und Energie.

Wenn du Anliegen jeglicher Art kommunizierst, Aufgaben delegierst und anderen antwortest, sei kurz und bündig. Das ist eine gute mentale Übung, ein Ausdruck von Höflichkeit und zeigt, dass du dich unter Kontrolle hast. Sagen wir, jemand in deinem Team hat dich gebeten, ein Google-Dokument mit ihm zu teilen und du hast keine Ahnung, wo du es gespeichert hast. Anstatt Zeit zu verschwenden und zu antworten: „Ach nein, hmmm, ich habe keine Ahnung, in welchem Ordner ich es abgelegt habe. Lass mich schauen, ob ich es in meinem Posteingang finden kann [+ Emoji deiner Wahl]“, versuche es z.B. mit „Dabei, melde mich in 10 Minuten“.

8. Handy-Gewohnheiten überdenken

Sich dem Sog der mobiler Apps zu entziehen ist heutzutage für viele nicht einfach. Es beginnt mit „Ich checke nur schnell das Wetter“ und endet damit, dass du gedankenlos durch deinen Facebook-Feed scrollst. Hör auf, dir einzureden, dass du für ein Projekt „forscht“.

Natürlich ist es wichtig, über aktuelle Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, aber der Fokus sollte auf dem eigenen Leben und nicht dem flüchtiger Bekanntschaften liegen. Dich um deine eigenen Angelegenheiten und die deiner Nächsten zu kümmern, sollte viel wichtiger sein als irgendwelche Social-Media-Posts.

Es gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten, um die übermäßige Nutzung von Apps in Griff zu bekommen. Du kannst dir entweder selber eine handyfreie Zeit setzen oder als schnelle technische Hilfe mit App-Blockern bestimmte Programme zu bestimmten Zeiten blockieren. Oder dich fragen, warum du dein Handy überhaupt rausgeholt hast. Warum dich von deinem Handy zu einer Zeit ablenken lassen, die du für die Erledigung einer Aufgabe vorgesehen hast? Ist die Aufgabe langweilig? Brauchst du Hilfe? Was lenkt dich ab?

9. Auf sich aufpassen

Dein Körper und dein Wohlbefinden beeinflussen, wie produktiv du bist. Schlaf, Bewegung und eine ausgewogene Ernährung sind die drei Säulen der Selbstpflege, die du nicht ignorieren oder ersetzen kannst. Ähnlich der Instandhaltung einer Maschine.

Die Schlafgewohnheiten unterscheiden sich von Mensch zu Mensch. Wichtig ist es diese passend für sich selber zu gestalten. Mach Pausen – ohne Kaffee, ohne Telefon, ohne andere – und halte ein Nickerchen, wenn du dich danach fühlst. Ich kenne Leute, die mit 6 Stunden Schlaf gut zurechtkommen und ich habe von Medizinstudenten gehört, die direkt nach ihrer 17 Uhr-Vorlesung schlafen gehen und mitten in der Nacht büffeln.

Ich sitze den größten Teil des Arbeitstages. Darum habe ich mir eine Trainingsroutine angeeignet, die in der Physiotherapie verwurzelt ist. Mit jeder Menge Bauchmuskelübungen. An manchen Tagen kommt sie mir wie langsame Tortur vor, aber mein Selbstbewusstsein war noch nie so gut! Ich mache mir weniger Sorgen darum, wie ich aussehe, so dass ich mich besser darauf konzentrieren kann, was ich zu tun habe.

Seit ich mit dem Training angefangen habe, ist mir bewusster geworden, wie alles im Körper zusammenhängt: Beine, Kopf, Wirbelsäule – einfach alles. Jetzt versuche ich bewusst, meinen Körper auch außerhalb der Gymnastikstunden arbeiten zu lassen. Ich versuche gerade zu stehen, ich habe aufgehört, meine Beine im Sitzen zu kreuzen und ich verlagere beim Stehen  das Körpergewicht nicht mehr auf ein Bein. Denn im Laufe der Zeit verursachen diese Angewohnheiten ein muskuläres Ungleichgewicht, das dich schlapp und müde macht.

Noch etwas: Genieße die Mahlzeiten. Versuche deine Mittagspause um 5-10 Minuten zu verlängern, um dein Essen richtig zu kauen. Du wirst feststellen, dass du tatsächlich mit einer kleineren Portion auskommst und dich nach dem Essen weniger schläfrig (=produktiver!) fühlst.

10. Aufschieberitis zulassen

Schließlich akzeptiere, dass du keine Maschine bist. Es wird Tage geben, an denen dein Gehirn eine Pause verlangt. Du fühlst dich träge, uninspiriert und leer.

Wenn das der Fall ist, keine Panik aufkommen lassen. Lasse es langsam angehen und hol dir Inspiration: In dem du wieder das lange liegengebliebene Buch aufnimmst, dir interessante Podcasts anhörst oder einen Film anschaust. Es gibt sogar eine dem Aufschieberitis gewidmete TedTalks-Playlist, die dich diese Zeit mehr oder weniger sinnvoll nutzen lässt.

Schlusswort: Persönlichkeit vor Produktivität

Die Produktivität steigern bedeutet, seine gesamte Persönlichkeit aufzubauen. Also: Was für ein Mensch bist du? Ein Faulpelz oder ein proaktiver Macher?

Unproduktive Gewohnheiten unkontrolliert walten zu lassen, schafft nur Probleme. Wenn immer du etwas verschiebst, ignorierst oder dir ein vergessenes Projekt in der allerletzten Minute vornimmst, baust du dir selber unnötige Hürden.

Lass dich nicht von dieser noch irgendeiner anderen Liste mit Produktivitätstipps entmutigen, sondern lege deine eigenen Regeln fest. Nur du kannst definieren, was Produktivität für dich bedeutet. Und nur du kannst die Ziele erreichen, die dich glücklich und zufrieden machen.