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Productivité Du Travail: 10 Astuces À Ne Pas Rater Pour Être Plus Productif

Par le 12 Septembre 2019 Temps de lecture: 9 Minutes

«Productivité», c’est un mot qu’on emploie beaucoup dans l’environnement du travail. Les gens ont tendance à traiter la productivité comme une notion autonome, détachée du reste de votre vie et en quelque sorte facile à adopter avec une série d’applications.

Je pense que la productivité est une décision consciente. En fait, c’est une série de décisions conscientes que vous prenez pour votre bien être. «Augmenter» sa productivité ne se fait pas du jour au lendemain, c’est un engagement à long terme dans tous les domaines de la vie.

Dans cet article j’aimerais partager avec vous certains des conseils de productivité que j’ai appris durant mon expérience professionnelle chez Printful. Mon objectif est de vous aider diminuer ce sentiment de culpabilité que vous pouvez ressentir lorsque vous n’êtes pas productif ou procrastiner pour débloquer votre style de productivité personnel en comprenant votre fonctionnement et en vous posant les bonnes questions.

1. Commencez toujours avec vous

Lorsque vous sentez que vous êtes non productif, c’est probablement parce que vous vous comparez aux autres – nous sommes naturellement enclins à penser que l’herbe est plus verte chez le voisin.

Faire des comparaisons est tout à fait normal, mais comparer votre productivité à celle de quelqu’un d’autre est comme comparé des pommes á des oranges. Si vous copiez la routine de productivité de quelqu’un d’autre, vous finirez par rechercher l’ idée de productivité plutôt que vos objectifs réels.

Conseil : souvenez-vous que la productivité d’une autre personne n’a rien à voir avec vous. Cependant, votre productivité commence et finit avec vous . C’est à la fois libérateur et terrifiant!

2. Voler des conseils de productivité auprès des personnes que vous admirez

Bien que ce soit une mauvaise idée de poursuivre les rêves de quelqu’un d’autre, c’est une bonne idée de suivre quelqu’un dont vous partagez les rêves.

La plupart de ce que j’ai appris sur la productivité vient de mes amis, de ma famille et des personnes avec qui j’ai des liens ou qui m’inspirent. Il est intéressant de noter que la plupart d’entre eux ne voient pas ce qu’ils font comme des “astuces de productivité”. Pour eux, c’est un mode de vie.

Kate Lewis, responsable du contenu chez Hearst Magazines, m’a récemment fourni un conseil fantastique en matière de productivité. Elle dit qu’elle crée une longue liste de tâches hebdomadaire et la jette immédiatement. Ce dont elle se souvient, c’est ce qui colle, et le reste s’avère assez peu pertinent pour être oublié. Maintenant, ce n’est peut-être pas la meilleure approche pour le travail, mais ça vaut vraiment le coup d’essayer la prochaine fois que vous allez faire des courses au supermarché par exemple!

Conseil : Qui trouvez-vous inspirant en tant que personne? Warren Buffet? Votre père? Oprah? Découvrez leurs habitudes de productivité et recherchez d’autres idées lorsque vous parcourez les médias. Les bons conseils vous trouveront et seront amusants à mettre en œuvre.

3. Soyez réaliste dans votre liste de tâches

L’approche de Kate Lewis en matière de listes de tâches illustre un élément essentiel de la productivité: la définition des priorités. Si vous conservez de longues listes statiques de choses que vous ne comprenez même pas, le problème est que vous traitez tout comme une priorité.

Vous avez probablement une liste de tâches quelque part (ou plusieurs) qui vous inquiète.Sortez-la et portez votre attention sur les tâches qui y traînent le plus longtemps. Soyez honnête – ils tombent probablement dans l’une des catégories suivantes:

  • Les choses que vous reconnaissez comme étant importantes, mais aussi effrayantes 
  • Des tâches bonnes á faire mais sans réel impact
  • Les tâches que vous ferez quand même (ajoutées pour le pur plaisir de les rayer de votre liste)
  • Choses que quelqu’un d’autre pense que vous avez besoin sur votre liste (celle-ci est un peu pénible)

Maintenant, allez-y et supprimez tout ce qui entre dans les deuxième, troisième et quatrième catégories. Nous arriverons au premier dans une minute.

Conseil : Enregistrez vos listes de tâches uniquement pour ce que vous avez réellement besoin ou envie de faire.

4. Prioriser les tâches à mesure qu’elles arrivent

Gérer votre charge de travail ne consiste pas seulement à tenir une liste de tâches. Une grande partie de votre productivité consiste à réagir aux tâches et aux idées entrantes et à les trier avant qu’elles ne tombent dans cette catégorie «bon à avoir» qui finit par encombrer votre esprit.

Chez Printful, nous sommes fans du système Getting Things Done (GTD) de David Allen. En faisant quelques recherches, vous constaterez que cela se superpose à la Boîte d’Eisenhower et à d’autres méthodes.

La boîte Eisenhower

Voici comment appliquer GTD au moment où vous recevez une nouvelle «tâche à faire»:

  • Enregistrer la tâche à compléter
  • Prendre une décision à ce sujet tout de suite:
    • Si cela prend moins de 2 minutes, faites-le tout de suite (bonus: terminer la tâche rapidement vous donnera une satisfaction immédiate)
    • Si vous ne pouvez pas le faire tout de suite, décidez quand vous allez y revenir.
    • Si ce n’est pas votre travail, déléguez la tâche à quelqu’un d’autre 
    • Si ce n’est pas pertinent, laissez tomber
  • Passez en revue votre liste de tâche régulièrement pour que le processus continue

Il est important de conserver toutes vos notes dans un seul espace auquel vous pourrez facilement accéder et que vous pourrez réviser: une combinaison d’applications + bloc-notes + courrier électronique + post-it deviendra bientôt incontrôlable. Certains de nos logiciels favoris pour la productivité incluent Google Keep , Evernote , Things , Wunderlist et Any.do. Et puis il y a la bonne vieille méthode infaillible du bon vieux papier et un crayon.

Pour que la hiérarchisation fonctionne, vous devez utiliser vos outils de productivité. Notez que le premier que vous essayez peut ne pas convenir. Je choisis une combinaison de Google Keep pour les tâches à venir et en cours et d’un bloc-notes pour les tâches rapides et inattendues que je dois résoudre le même jour.

Planificateur hebdomadaire imprimable de productivité

Google Keep en mode sombre

Conseil : Si la hiérarchisation des tâches est nouvelle pour vous, soyez patient avec vous-même. Changer ses habitudes est difficile et prend un peu de temps, mais cela en vaut la peine.

5. Simplifier les tâches plus importantes

Rappelez-vous la première catégorie de tâches que j’ai mentionnées plus tôt, celles importantes et effrayantes? Un conseil en matière de productivité que vous trouverez souvent est de les décomposer en plus petites et moins effrayantes. Ainsi, plutôt que de faire face à une tâche énorme et accablante (ou au résultat souhaité), vous voyez des étapes concrètes pour vous y rendre.

Je n’aime pas l’idée de surcharger mon application Google Keep avec trop de petite tâches prédéfinies. Je sais que je serai simplement frustré de ne pas faire chaque tâche comme je l’avais prévu. Au lieu de cela, je la garde dans ma liste jusqu’á ce qu’elle soit terminée.

Donc, si je créais une importante campagne d’e-mail pour les jours fériés à venir , les mises à jour pourraient se présenter comme suit: «organiser une session d’échange d’idées», «créer un brouillon de campagne», «finaliser la copie et les visuels», «planifier la campagne». la tâche entière est terminée, n’oubliez pas de surveiller les résultats. Pour la campagne d’e-mail de vacances, je modifiais mon entrée dans l’application Google Keep en “vérifier la campagne de vacances dans 5 jours”.

Conseil : marchez avant de courir – donnez à chaque étape le temps qu’elle mérite. Ne commencez pas à rédiger ce que vous supposez être le produit final alors que vous en êtes encore au stade du brainstorming.

6. Travailler avec un but

Je crois que la clé de la productivité réside dans le but recherché. Une fois que vous avez défini l’objectif de ce que vous faites, la productivité suivra.

Une des plus grandes écrivaines américaines de notre époque, Nora Ephron, a déclaré: «Je n’écris pas un mot de cet article tant que je n’ai pas le rôle principal. Cela donne simplement le ton, tout le point de vue . »Une idée qui va bien au-delà de l’écriture, n’êtes-vous pas d’accord?

Conseil : Lorsque vous définissez cet objectif, soyez brutalement honnête (vous n’avez pas à le partager avec quiconque!). Travaillez-vous sur quelque chose pour améliorer vos compétences? Faire de l’argent? Aider un ami? Il n’y a pas de mauvaise réponse.

7. Communiquez avec votre équipe

Vous avez peut-être remarqué que votre productivité est également influencée par les habitudes des gens qui vous entourent. Sans surprise, le travail d’équipe est un atout majeur pour accroître la productivité.

Résoudre des problèmes par vous-même est une compétence fantastique, mais elle est productive jusqu’à un certain point. Si vous êtes bloqué pendant longtemps, vous allez commencer à tourner en rond et à vous frustrer. C’est à ce moment-là que vous devez vous retirer et demander à quelqu’un de vous donner un coup de main – vous gagnerez du temps et de l’énergie pour vous-même et votre équipe.

Lorsque vous communiquez des problèmes, déléguez des tâches et donnez des réponses, soyez bref et concis. C’est un bon exercice mental, faites preuve de courtoisie et montrez que vous êtes en contrôle. Par exemple, si un membre de votre équipe vous a demandé de partager un document Google Doc avec eux et vous ne savez pas du tout où il se trouve. Au lieu de perdre du temps à répondre «Oh non, attends, je ne sais pas dans quel dossier je l’ai mis, laisse-moi vérifier si je peux le trouver dans ma boîte de réception [+ emoji]», essayez plutôt «Je m’occupe de le retrouver, je te tiens au courant d’ici 10 minutes “

Astuce : Ne pas réagir au message de quelqu’un est aussi une réaction (généralement interprétée comme «je m’en fiche»). Gagnez du temps pour les deux parties et reconnaissez la situation en disant que vous devez y réfléchir. C’est une réponse parfaitement valide qui fait avancer la balle.

8. Optimisez l’utilisation de votre smartphone

Être aspiré dans un vortex d’applications mobiles est un casse-tête pour beaucoup. Il commence par «Je vais juste vérifier la météo vite fait» et se termine par un défilement inconsidéré de votre flux Facebook (arrêtez de vous dire que vous faites des “recherches” pour un projet).

Être au courant de l’actualité est important, mais ne vous focalisez pas sur la vie de quelqu’un d’autre plutôt que sur la vôtre. Tout ce qui se passe entre vous et les personnes à côté de vous à un moment donné est souvent bien plus important que n’importe quel article sur un réseau social.

Il existe deux manières principales de gérer la sur-utilisation d’applications. Vous pouvez configurer une sorte de fonction d’arrêt ou de blocage des applications que vous utilisez le plus fréquemment en guise de solution technique rapide, ou bien vous demander pourquoi vous prenez votre téléphone en premier lieu. Pourquoi aller sur votre téléphone à un moment que vous avez spécifiquement réservé pour effectuer une tâche? La tâche est-elle ennuyeuse? Avez-vous besoin d’aide? Est-ce que quelque chose vous distrait?

Astuce : j’ai appris cette méthode que récemment, et c’est terriblement simple. Si votre travail le permet, maintenez votre téléphone à l’écart de votre espace de travail (j’ai mis le mien dans mon sac). Bien que mon bureau se sente un peu nu, j’aime bien avoir le téléphone en dehors de mon champ de vision pendant que je me concentre sur l’écran de mon ordinateur. Un autre bon moyen consiste à vous déconnecter de vos comptes de réseaux sociaux après les avoir utilisés. Pour vous re-connecter, cela vous prendra plus de temps que d’habitude, ce qui vous laissera le temps de vérifier avec vous-même si c’est vraiment nécessaire.

9. Prenez soin de vous

Votre corps est le véhicule de votre «productivité», faisant du sommeil, de l’exercice et d’une alimentation équilibrée les trois piliers de la gestion de soi que vous ne pouvez ignorer ou substituer.

Votre rythme de sommeil est aussi unique que vos empreintes digitales, alors trouvez celui qui vous permet de vous sentir le mieux possible. Prenez des pauses appropriées – pas de café, pas de téléphone, pas d’interactions – et faites une sieste, si vous le devez. Je connais des gens qui vont bien avec 6 heures de sommeil et j’ai entendu dire que des étudiants en médecine se couchent juste après leur cours de 17 heures et se lèvent pour brûler l’huile de minuit.

Je suis assis pendant la majeure partie de la journée de travail (et souvent trop paresseux pour utiliser mon bureau debout). C’est pourquoi, pour faire de l’exercice, j’ai opté pour une routine d’entraînement basée sur la physiothérapie. Il y a beaucoup de choses essentielles. Certains jours, cela ressemble à de la torture lente, mais je n’ai jamais eu un meilleur stimulant et confiance en moi. Je passe moins de temps à me soucier de mon apparence, ce qui me laisse plus concentré sur ce que je dois faire.

Depuis les entraînements, j’ai également pris conscience du fait que tout dans le corps est connecté – jambes, fesses, colonne vertébrale – tout. Alors maintenant, je fais un effort conscient pour faire travailler mon corps à l’extérieur de la salle de sport également. J’essaie de me tenir droite, je ne croise plus les jambes en position assise et je ne déplace plus le poids de mon corps sur une jambe lorsque je suis debout. . Au fil du temps, ces habitudes provoquent un déséquilibre musculaire, vous rendant fatigué et mou.

Une autre chose – s’il vous plaît profiter de vos repas. Essayez de prolonger votre pause-déjeuner de 5 à 10 minutes pour bien mastiquer votre nourriture. Vous remarquerez que vous avez réellement besoin d’une portion plus petite et que vous vous sentirez moins somnolent (plus productif!) Après le repas.

Conseil : La semaine après avoir lu ceci, modifiez légèrement votre façon de vous asseoir, de vous lever et de manger. Voyez comment ils affectent votre productivité et votre bien-être.

1 0. Acceptez la procrastination

Enfin, acceptez que vous n’êtes pas une machine et qu’il y aura des jours où votre cerveau vous fera faire une pause. Vous vous sentirez léthargique, sans inspiration et vide.

Lorsque cela se produit, ne paniquez pas et utilisez la procrastination à votre avantage. Allez-y doucement et inspirez-vous -rattrapez votre retard sur certains livres que vous avez mis de côté faute de temps, écoutez un podcast ou regardez un film. 

Astuce : N’essayez pas de sortir de votre état de procrastination, cela ne ferait qu’aggraver les choses. Embrassez le vide et rappelez-vous que «cela aussi passera», un adage qui vise à la fois la procrastination et la productivité.

Derniers mots: la personnalité prend le dessus sur la productivité

Cultiver la productivité signifie bâtir votre personnalité toute entière. Alors, quel genre de personne allez-vous être? Quelqu’un responsable de ses actions et qui est pro-actif, ou quelqu’un qui fait des promesses mais ne les tient jamais?

Ne pas contrôler les habitudes non productives ne crée que des obstacles. 

Chaque fois que vous remettez quelque chose à plus tard, que vous choisissez de l’ignorer ou que vous vous occupez d’un projet oublié à la dernière minute, cela ne fait qu’ajouter des obstacles.

Ce que je vous recommande plutôt est de ne pas vous laisser décourager ni par ceci, ni par aucune autre liste de conseils de productivité, et définissez vos propres règles. Vous seul pouvez définir ce que signifie être productif pour vous et vous seul pouvez atteindre les objectifs qui vous rendront comblé et heureux.

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