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Productivité au travail : 10 astuces incontournables pour être plus productif

Par Temps de lecture: 9 Minutes

« Productivité » est un mot que l’on emploie beaucoup dans le monde du travail. Les gens ont tendance à traiter la productivité comme un concept à part, détaché du reste de nos vies et facile à adopter grâce à des applications mobiles.

Je pense que la productivité est une décision consciente. En fait, c’est une série de décisions conscientes que vous prenez pour votre bien-être.
« Augmenter » sa productivité ne se fait pas du jour au lendemain, c’est un engagement à long terme dans tous les domaines de la vie.

Dans cet article j’aimerais partager avec vous certains des conseils de productivité que j’ai appris durant mon expérience professionnelle chez Printful. Mon objectif est de vous aider à atténuer ce sentiment de culpabilité que vous pouvez ressentir lorsque vous n’êtes pas productif ou que vous procrastinez. Cet article vous aidera à trouver votre propre style de productivité en comprenant votre fonctionnement et en vous posant les bonnes questions.

1. Concentrez vous sur vous-même

Lorsque vous sentez que vous n’êtes pas productif, c’est probablement parce que vous vous comparez aux autres : nous sommes naturellement enclins à penser que l’herbe est plus verte ailleurs.

Faire des comparaisons est tout à fait normal, mais comparer votre productivité à celle de quelqu’un d’autre revient à comparer des pommes et des poires. Si vous copiez la routine de productivité de quelqu’un d’autre, vous finirez par rechercher l’ idée de productivité plutôt que vos objectifs réels.

Conseil : souvenez-vous que la productivité d’une autre personne n’a rien à voir avec vous. Votre productivité commence et finit avec vous. C’est à la fois libérateur et terrifiant !

2. Inspirez-vous des conseils de productivité des personnes que vous admirez

S’il est vrai que poursuivre les rêves de quelqu’un d’autre ne me semble pas être une bonne idée, suivre quelqu’un dont vous partagez les rêves a plus de sens.

La majorité des choses que j’ai apprises sur la productivité vient de mes amis, de ma famille et des personnes avec qui j’ai des liens ou qui m’inspirent. Il est intéressant de noter que la plupart d’entre eux ne voient pas ce qu’ils font comme des ” astuces de productivité “. Pour eux, c’est un mode de vie.

Kate Lewis, responsable du contenu chez Hearst Magazines, m’a récemment fourni un conseil avisé en matière de productivité. Elle crée une longue liste de tâches hebdomadaire et la jette immédiatement. Seules les choses importantes lui restent en tête et le reste ne s’avère pas suffisamment pertinent pour être retenu. Bon, ce n’est peut-être pas la meilleure approche pour le travail, mais ça vaut vraiment le coup d’essayer la prochaine fois que vous allez faire des courses au supermarché par exemple !

Conseil : Qui trouvez-vous inspirant en tant que personne ? Warren Buffet ? Votre père ? Oprah ? Découvrez leurs habitudes de productivité et recherchez d’autres idées lorsque vous parcourez les médias. Vous trouverez des bons conseils amusants à mettre en œuvre.

3. Soyez réaliste dans votre liste de choses à faire

L’approche de Kate Lewis en matière de liste de tâches illustre un élément essentiel de la productivité : la définition des priorités. Si vous conservez des longues listes statiques de choses que vous ne comprenez même pas, le problème est que vous traitez tout comme une priorité.

Vous avez probablement une liste de tâches quelque part (ou plusieurs) qui vous inquiète. Sortez-la et portez votre attention sur les tâches qui s’éternisent le plus. Soyez honnête : elles tombent probablement dans l’une des catégories suivantes :

  • Les choses que vous reconnaissez comme étant importantes, mais aussi angoissantes
  • Des tâches bonnes à faire mais sans réel impact
  • Les tâches que vous ferez quand même (ajoutées pour le pur plaisir de les rayer de votre liste)
  • Choses que quelqu’un d’autre pense que vous avez besoin d’avoir sur votre liste (celle-ci est un peu pénible)

À présent, supprimez tout ce qui entre dans les deuxième, troisième et quatrième catégories. Nous reviendrons au premier point dans une minute.

Conseil : Enregistrez vos listes de tâches uniquement pour ce que vous avez réellement besoin ou envie de faire.

4. Prioriser les tâches à mesure qu’elles arrivent

Gérer votre charge de travail ne consiste pas seulement à tenir une liste de tâches. Une grande partie de votre productivité consiste à réagir aux tâches et aux idées entrantes et à les trier avant qu’elles ne tombent dans cette catégorie «bon à avoir» qui finit par encombrer votre esprit.

Chez Printful, nous sommes fans du système Getting Things Done (GTD) de David Allen. En faisant quelques recherches, vous constaterez que cela est semblable à la Matrice d’Eisenhower entre autres méthodes.

La matrice d’Eisenhower

Voici comment appliquer GTD lorsque vous recevez une nouvelle «tâche à faire» :

  • Enregistrer la tâche à compléter
  • Prendre une décision à ce sujet tout de suite:
    • Si cela prend moins de 2 minutes, faites-le tout de suite (bonus : terminer la tâche rapidement vous donnera une satisfaction immédiate)
    • Si vous ne pouvez pas le faire tout de suite, décidez quand vous allez y revenir.
    • Si ce n’est pas votre travail, déléguez la tâche à quelqu’un d’autre 
    • Si ce n’est pas pertinent, laissez tomber
  • Passez en revue votre liste de tâche régulièrement pour que le processus continue

Il est important de conserver toutes vos notes dans un seul espace auquel vous pourrez facilement accéder et que vous pourrez réviser: une combinaison d’applications + bloc-notes + courrier électronique + post-it deviendra bientôt incontrôlable. Parmi les logiciels de productivité, citons Google Keep , Evernote , Things , Wunderlist et Any.do. Enfin, il y a la bonne vieille méthode infaillible du papier et crayon.

Pour que la hiérarchisation fonctionne, vous devez utiliser vos outils de productivité. Notez que le premier outil que vous essayez peut ne pas convenir. Personnellement, j’utilise une combinaison de Google Keep pour les tâches à venir et en cours et un bloc-notes pour les tâches rapides et inattendues que je dois résoudre le jour même.

Conseil : Si la hiérarchisation des tâches est nouvelle pour vous, soyez patient avec vous-même. Changer ses habitudes est difficile et prend un peu de temps, mais cela en vaut la peine.

5. Simplifiez et décomposez les tâches les plus pénibles et angoissantes

Vous vous rappelez de la première catégorie de tâches que j’ai mentionnée plus tôt, les tâches importantes et angoissantes ? Un conseil en matière de productivité que vous trouverez souvent est de les décomposer en plus petites et moins angoissantes. Ainsi, plutôt que de faire face à une tâche énorme et accablante, décomposez-la en étapes concrètes pour arriver au résultat souhaité.

Je n’aime pas l’idée de surcharger mon application Google Keep avec trop de petite tâches prédéfinies. Je sais que je serais simplement frustrée de ne pas faire chaque tâche comme prévue. Au lieu de cela, je la garde dans ma liste jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Par exemple, mettons que je doive créer une campagne d’e-mail pour les jours fériés à venir. Les mises à jour pourraient se présenter comme suit:
« organiser une session de brainstorming », « créer un brouillon de campagne », « finaliser le texte et les visuels », « planifier la campagne ». Une fois que la tâche entière est terminée, n’oubliez pas de surveiller les résultats. Pour cette campagne d’e-mail, je modifierais mon entrée dans l’application Google Keep en “vérifier la campagne d’e-mail dans 5 jours”.

Conseil : marchez avant de courir : donnez à chaque étape le temps qu’elle mérite. Ne commencez pas à rédiger ce que vous supposez être le produit final alors que vous en êtes encore au stade du brainstorming.

6. Gardez le cap sur vos objectifs

Je crois que la clé de la productivité réside dans la définition d’un objectif. Une fois que vous avez défini l’objectif de votre tâche, gardez-le à l’esprit à tout moment et vous saurez ce que vous avez à faire pour l’atteindre.

Une des plus grandes écrivaines américaines de notre époque, Nora Ephron, a déclaré: « Je n’écris pas un seul mot d’un article tant que je n’ai pas l’introduction. Elle définit complètement le ton et le point de vue. ».
Une idée qui ne s’applique pas qu’à l’écriture, qu’en pensez-vous ?

Conseil : Lorsque vous définissez cet objectif, soyez honnête avec vous-même (vous n’avez pas à le partager avec quiconque !). Travaillez-vous sur quelque chose pour améliorer vos compétences ? Gagner de l’argent ? Aider un ami ? Il n’y a pas de mauvaise réponse.

7. Communiquez avec votre équipe

Vous avez peut-être remarqué que votre productivité est également influencée par les habitudes des gens qui vous entourent. Sans surprise, le travail d’équipe est un atout majeur pour accroître la productivité.

Résoudre des problèmes par vous-même est une compétence fantastique, mais elle est productive jusqu’à un certain point. Si vous êtes bloqué pendant longtemps, vous allez commencer à tourner en rond et à être frustré. C’est à ce moment-là que vous devez prendre du recul et demander à quelqu’un de vous donner un coup de main : vous gagnerez du temps et de l’énergie pour vous-même et votre équipe.

Lorsque vous communiquez des problèmes, déléguez des tâches et donnez des réponses, soyez bref et concis. C’est un bon exercice mental, faites preuve de courtoisie et montrez que vous êtes en contrôle. Par exemple, si un membre de votre équipe vous a demandé de partager un document Google Doc avec lui et que vous ne savez pas du tout où il se trouve. Au lieu de perdre du temps à répondre « Oh non, attends, je ne sais pas dans quel dossier je l’ai mis, laisse-moi vérifier si je peux le trouver dans ma boîte de réception [+ emoji] », essayez plutôt « Je m’occupe de le retrouver, je te tiens au courant d’ici 10 minutes »

Astuce : Ne pas réagir au message de quelqu’un est aussi une réaction (généralement interprétée comme «je m’en fiche»). Gagnez du temps pour les deux parties et reconnaissez la situation en disant que vous devez y réfléchir. C’est une réponse parfaitement valide qui permet de maintenir le rythme.

8. Optimisez l’utilisation de votre smartphone

Être aspiré dans un vortex d’applications mobiles est un casse-tête pour beaucoup. Ça commence par « je vais juste vérifier la météo vite fait » et se termine par un défilement sans fin de votre flux Facebook (arrêtez de vous dire que vous faites des “recherches” pour un projet).

Être au courant de l’actualité est important, mais ne vous focalisez pas sur la vie de quelqu’un d’autre plutôt que sur la vôtre. Tout ce qui se passe entre vous et les personnes à côté de vous à un moment donné est souvent bien plus important que n’importe quel article sur un réseau social.

Il existe deux manières principales de gérer la sur-utilisation d’applications. Vous pouvez configurer une sorte de fonction d’arrêt ou de blocage des applications que vous utilisez le plus fréquemment en guise de solution technique rapide, ou bien vous demander pourquoi vous prenez votre téléphone en premier lieu. Pourquoi aller sur votre téléphone à un moment que vous avez spécifiquement réservé pour effectuer une tâche ? La tâche est-elle ennuyeuse ? Avez-vous besoin d’aide ? Est-ce que quelque chose vous distrait ?

Astuce : j’ai appris cette méthode récemment, et c’est simple comme bonjour. Si votre travail le permet, maintenez votre téléphone à l’écart de votre espace de travail (j’ai mis le mien dans mon sac). Bien que mon bureau se sente un peu nu, j’aime bien avoir le téléphone en dehors de mon champ de vision pendant que je me concentre sur l’écran de mon ordinateur. Un autre bon moyen consiste à vous déconnecter de vos comptes de réseaux sociaux après les avoir utilisés. Pour vous re-connecter, cela vous prendra plus de temps que d’habitude, ce qui vous laissera le temps de vérifier avec vous-même si c’est vraiment nécessaire.

9. Prenez soin de vous

Votre corps est le véhicule de votre « productivité ». Le sommeil, l’exercice physique et l’alimentation équilibrée sont les trois piliers du bien-être que vous ne pouvez occulter ou remplacer.

Votre rythme de sommeil est aussi unique que vos empreintes digitales, alors trouvez celui qui vous permet de vous sentir le mieux possible. Prenez des pauses appropriées – pas de café, pas de téléphone, pas d’interactions – et faites une sieste, si vous le devez. Je connais des gens qui vont bien avec 6 heures de sommeil et j’ai entendu dire que des étudiants en médecine se couchent juste après leur cours de 17 heures et se lèvent pour étudier toute la nuit.

Je suis assis pendant la majeure partie de la journée de travail (et souvent trop paresseux pour utiliser mon bureau debout). C’est pourquoi, pour faire de l’exercice, j’ai opté pour une routine d’entraînement basée sur la physiothérapie. Il y a beaucoup de choses essentielles. Certains jours, cela ressemble à de la torture lente, mais je n’ai jamais eu un meilleur stimulant et confiance en moi. Je passe moins de temps à me soucier de mon apparence, ce qui me permet de me concentrer sur ce que je dois faire.

Depuis les entraînements, j’ai également pris conscience du fait que tout dans le corps est connecté – jambes, fesses, colonne vertébrale – tout. Alors maintenant, je fais un effort conscient pour faire travailler mon corps à l’extérieur de la salle de sport également. J’essaie de me tenir droite, je ne croise plus les jambes en position assise et je ne déplace plus le poids de mon corps sur une jambe lorsque je suis debout. Au fil du temps, ces habitudes provoquent un déséquilibre musculaire, vous rendant fatigué et mou.

Autre chose: veillez à profiter de vos repas. Essayez de prolonger votre pause déjeuner de 5 à 10 minutes pour bien mastiquer votre nourriture. Vous remarquerez que vous avez réellement besoin d’une portion plus petite et que vous vous sentirez moins somnolent (plus productif !) après le repas.

Conseil : La semaine qui suivra la lecture de cet article, changez légèrement votre façon de vous asseoir, de vous lever et de manger. Observez l’impact sur votre productivité et bien-être.

10. Acceptez la procrastination

Enfin, acceptez que vous n’êtes pas une machine et qu’il y aura des jours où votre cerveau vous fera faire une pause. Vous vous sentirez léthargique, sans inspiration et vide.

Lorsque cela se produit, ne paniquez pas et utilisez la procrastination à votre avantage. Allez-y doucement et inspirez-vous: rattrapez votre retard sur certains livres que vous avez mis de côté faute de temps, écoutez un podcast ou regardez un film. 

Astuce : N’essayez pas de sortir de votre état de procrastination, cela ne ferait qu’aggraver les choses. Embrassez le vide et rappelez-vous que «cela aussi passera», un adage qui vise à la fois la procrastination et la productivité.

Réflexions finales : la personnalité prend le dessus sur la productivité

Cultiver la productivité signifie bâtir votre personnalité toute entière. Alors, quel genre de personne allez-vous être ? Quelqu’un responsable de ses actions et qui est pro-actif, ou quelqu’un qui fait des promesses mais ne les tient jamais ?

Chaque fois que vous remettez quelque chose à plus tard, que vous choisissez de l’ignorer ou que vous vous occupez d’un projet oublié à la dernière minute, vous vous ajoutez des bâtons dans les roues.

Je vous recommande de ne pas vous décourager ni par ceci, ni par aucune autre liste de conseils de productivité, et définissez vos propres règles. Vous seul pouvez définir ce que signifie être productif pour vous et vous seul pouvez atteindre les objectifs qui vous rendront comblé et heureux.

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  1. salim

    J’ai admiré l’article car j’aimerai bien gagner en productivité et à améliorer ma capacité à produire et créer du contenu et le publier en ligne.
    Merci pour l’article.

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