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Manual para principiantes

Cómo llevar la contabilidad de tu negocio online

Por Tiempo de lectura: 8 minutos

Hacer un seguimiento contable de tus ingresos y gastos, crear tu presupuesto y, en definitiva, no perder de vista los números de tu negocio: son solo algunas cosas que tendrás que hacer a la hora de trabajar en la contabilidad de tu negocio. Y sí, también si acabas de crear tu tienda online.

Aprender a llevar correctamente la contabilidad de tu pequeña empresa no es solo un factor clave en el camino hacia el éxito, sino que además es un deber si quieres estar al día en tus obligaciones con la administración. Y ya sabes lo que dicen: “mejor prevenir que curar”.

¿El problema? Sin conocimientos de contabilidad, administrar tu negocio puede resultar algo abrumador.

Tratar de comprender no sólo cómo leer un un informe financiero, sino además crear los tuyos propios; hablar de débitos y créditos; aprender a manejar programas de contabilidad; seguir todos tus sistemas de entrada, además de tus haberes y deberes… Es, sin duda, un desafío si nunca antes has hecho algo parecido.

Pero, como siempre ¡estamos aquí par ayudarte!

Con este post queremos darte unos trucos básicos de contabilidad y ayudarte a pasar del “No tengo ni un plan financiero para mi empresa” al “Tengo un plan financiero básico para mi tienda”. Estos son los puntos de los que te hablaremos:

  1. Qué es la contabilidad y la teneduría de libros contables
  2. Por qué es necesaria la contabilidad
  3. Cómo decidir si llevar la contabilidad de tu tienda o contratar a un contable
  4. Qué programas de contabilidad utilizar
  5. Cómo hacer tu propio plan financiero

¡Empezamos!

Si estás pensando en abrir tu tienda online en España y no eres autónomo, tenemos un artículo que puede ayudarte.

1. ¿Qué es la contabilidad y la teneduría de libros contables?

Aunque están muy relacionados, estos conceptos no significan lo mismo:

Teneduría de libros de contabilidad

La teneduría de libros es el seguimiento constante y la organización de las transacciones financieras de una empresa. Es, dicho de una manera sencilla, el registro de tus ingresos y gastos

Contabilidad

La contabilidad abarca todo el proceso de análisis y comunicación de los resultados financieros de un negocio, además del uso de esta información para la toma de decisiones. En pocas palabras, consiste en coger todos los número que has ido acumulando durante tu teneduría de libros, y tomar decisiones en base a sus resultados.

2. ¿Por qué es necesaria la contabilidad?

Entender tus gastos, tus ingresos y, en definitiva, los movimientos en tus cuentas es vital para llevar las riendas de tu tienda. Por eso, es importante que lleves al día la contabilidad de tu negocio:

Te ayuda a tomar las decisiones financieras correctas

Saber de dónde viene tu dinero y en qué te lo gastas es el paso principal para entender dónde y cómo deberías invertir. Conocer todos los número te da una información muy importante a la hora de tomar las mejores decisiones para tu negocio.

Te prepara para declarar tus impuestos

Utilizar un sistema de teneduría de libros puede ayudarte mucho a la hora de realizar tus declaraciones de impuestos. Las declaraciones son siempre algo complicado, por lo que tener tus cuentas al día es crucial para facilitarte el proceso ¡e incluso para evitar errores!

Es crucial para preparar tus informes financieros

Los números resultantes de tu contabilidad te servirán para redactar tus propios informes financieros, así como tus balances financieros o declaraciones de ingresos. Estos informes son muy útiles para entender dónde se encuentra económicamente tu empresa y ayudar a terceros (como bancos o inversores) a entender cómo le está yendo a tu negocio.

Estos son solo unos pocos ejemplos de los beneficios que te da la contabilidad, pero suficientes para darte una idea de por qué es importante tener en cuenta el lado financiero de tu tienda.

3. ¿Cómo decidir entre llevar la contabilidad de tu tienda o contratar a un contable?

Si estás pensando en emprender y abrir tu propia tienda o PYME (pequeña y mediana empresa), seguramente te hayas preguntado si deberías encargarte de la contabilidad de tu propio negocio tú mismo, o si por el contrario deberías contratar a un profesional. Vamos a repasar lo que implica cada una de las opciones:

Llevar la contabilidad de tu tienda tú mismo

Si el presupuesto para tu negocio no permite gastos extra, llevar tú mismo la contabilidad de tu negocio es sin duda la mejor opción para ti. 

Sin embargo, esta opción acarrea un pequeño riesgo. Vas a necesitar utilizar algún programa de contabilidad para que te sirva de ayuda a la hora de poner tus números al día. Esto tiene una pequeña desventaja: si no estás familiarizado con tu software, es probable que acabes cometiendo algún error al registrar tus datos y, que en consecuencia, la información que te devuelva el programa sea igualmente errónea.

Así que, si decidieras encargarte de las finanzas de tu tienda tú mismo, deberías dedicar tiempo a familiarizarte con el software o programa de tu elección para no llevarte ninguna sorpresa.

Como recomendación final, te aconsejamos contactar con un especialista al menos a la hora de declarar tus impuestos (a Hacienda o a la institución correspondiente) para comprobar que todo está funcionando correctamente.

Contratar a un contable profesional

Si, por el contrario, prefieres invertir algo de dinero en no tener que preocuparte por las cuentas de tu negocio, externalizar la contabilidad de tu tienda podría ser la mejor opción para ti.

Pero ojo, porque subcontratar a un contable no significa olvidarse por completo de tus cuentas. A la hora de contratar a un profesional, y sobre todo para asegurarte de que sacas el máximo partido a sus servicios de contabilidad, tendrás que asegurarte de que entiendes cómo está llevando las cuentas de tu tienda. Así sabrás que la información que recibes es correcta y podrás tomar las mejores decisiones para tu negocio.

Elijas la opción que elijas, una vez tu pequeña o mediana empresa empiece a generar beneficios deberías considerar seriamente contratar (de forma interna o externa) a un contable para que se encargue de tus finanzas. 

4. ¿Qué programa de contabilidad debería utilizar?

Hay tres plataformas de contabilidad que siempre recomendamos, dependiendo de tus conocimientos y de tu presupuesto:

Wave

Wave Dashboard

Wave tiene todo lo que necesitas para llevar la contabilidad de tu PYME. Te permite hacer un seguimiento de tus ingresos, gastos y recibos, crear informes y todo lo que necesites. Además se integra con otros programas de contabilidad para empresas (como PayPal) y tiene sus propias guías. ¡Y lo mejor es que es totalmente gratis! Es el software perfecto para emprendedores que acaben de empezar el seguimiento de sus transacciones.

Freshbooks

FreshBooks Dashboard

Freshbooks es un programa de contabilidad fácil de usar y muy intuitivo. Muchos influencers lo recomiendan, como Tim Ferris y Pat Flynn, y con unos pocos minutos de uso puedes entender por qué. Sus herramientas son muy útiles y su interfaz facilita mucho su uso. Freshbooks puede facilitarle la vida a cualquier emprendedor desde solo 15$ al mes (el precio crece con tu número de clientes).

Quickbooks

Nuestra última recomendación es Quickbooks. Es probablemente la opción más avanzada de los tres programas de contabilidad que te hemos presentado, y probablemente sea demasiado compleja para una pequeña empresa. Sin embargo, una empresa que ya pueda considerarse mediana o con un volumen de ventas considerable debería al menos considerar Quickbooks. Sus planes están disponibles desde 15$ al mes dependiendo de las herramientas que necesites.

5. ¿Cómo empezar a llevar la contabilidad de mi tienda online?

Ahora que has elegido un software para ayudarte en el proceso, vamos a enseñarte cómo llevar los libros de tu negocio de manera sencilla.

Paso 1: Separa las finanzas de tu tienda de tus finanzas personales

Este punto es muy, muy importante. Muchos emprendedores tienden a juntar sus gastos personales con los gastos de sus negocios en lugar de separarlos desde el principio. Esto puede crearte varios problemas, ya que no podrás:

  • Controlar tu flujo de caja ni las inversiones que reciba tu negocio
  • Tomar decisiones basadas en datos correctos
  • Reclamar tus devoluciones de impuestos correctamente

Por ello, te recomendamos que abras una cuenta de banco dedicada exclusivamente a tu tienda, para que puedas hacer un seguimiento de tus ingresos. Además, deberías guardar los recibos de tu negocio para cuando los puedas necesitar.

Paso 2: Prepara un presupuesto

No tiene por qué estar relacionado con tus libros contables, pero un presupuesto es una parte crucial del plan financiero de cualquier negocio (online o no). Es importante entender cuánto quieres invertir en tu tienda y estimar unas ganancias y gastos mensuales para llevar tus números correctamente desde el principio.

Paso 3: Elige un método de contabilidad o sistema contable

Hay dos puntos clave en cada método contable: un sistema de entrada y una base de contabilidad.

Tu sistema de entrada determinará cómo anotas tus transacciones. Puedes elegir entre:

  • Un sistema de entrada o partida simple
  • Un sistema de entrada o partida doble

Tu base de contabilidad determinará cuándo registras tus transacciones. Puedes elegir entre:

  • Contabilidad de caja
  • Una base devengada

Vamos a repasar qué implica cada una:

  • Sistema de partida simple vs sistema de partida doble

En un sistema de partida simple, cada transacción se anota una única vez, sea un ingreso o un gasto.

Por ejemplo, cada vez que realizas una venta, recibes un ingreso. Cuando compras, por ejemplo, un diseño nuevo, eso es un gasto.

El sistema de entrada simple es el más sencillo, cualquiera puede seguirlo y es más que suficiente para la mayoría de PYMES y emprendedores.

Un sistema de partida doble anota cada transacción en dos entradas diferentes: un débito (o incremento) llega a una cuenta, y un crédito (o reducción) llega a otra cuenta. Utilizando el mismo ejemplo:

Cuando realizas una venta, hay un aumento de efectivo y una reducción de inventario. Y cuando compras un nuevo tema para tu tienda, se produce un incremento de bienes intangibles y una reducción en efectivo.

Puedes empezar con un sistema simple mientras tu tienda sea una pequeña empresa, y pasar al sistema de partida doble cuando tu negocio crezca.

  • Método a base de efectivo o de base devengada

Cuando sigues un sistema contable de caja o efectivo, anotas una transacción cuando el dinero pasa de unas manos a otras, sea a través de una transferencia o en un intercambio de efectivo.

Si eres la única persona en tu negocio, este método es más que suficiente.

Si decidieras ofrecer algún crédito a tus clientes o pedir crédito a tus proveedores, deberías considerar un método a devengo o de base devengada. Esto significa que podrás anotar una transacción cuando ocurran los hechos que determinan tu derecho a recibir tus ingresos, aunque la transacción monetaria ocurra más adelante.

Si acabas de abrir tu negocio, te recomendamos utilizar el sistema de partida simple con el método de efectivo. Y, una vez tu negocio crezca, sería una buena opción contratar a un contable para que lleve un sistema de partida doble.

Paso 4: Haz un seguimiento de tus ingresos y tus gastos y guarda todos tus recibos

Llega el momento de ponerse serios y hacer un seguimiento de ¡absolutamente todo! Esto implica dos cosas: anotar tus gastos y guardar tus recibos.

  • Anotar ingresos y gastos

Cada vez que pagas una factura, adquieres inventario, pagas por tus anuncios de Facebook, haces una venta o, en definitiva, cuando realizas una transacción relacionada con tu tienda, tendrás que registrarla de alguna manera. Ya sea con papel y boli, una página de Excel, o alguno de los programas de contabilidad que te hemos presentado. Tendrás que registrar el motivo de la transacción, cuándo tuvo lugar, cuál fue la cantidad ingresada o depositada y las cuentas involucradas.

  • Guarda los recibos

Guardar tus recibos te asegura que las transacciones que has anotado son correctas, ya que así podrás comprobarlas en caso de duda. También te permitirán reclamar la devolución de tus impuestos cuando llegue el momento de la declaración, porque tendrás la prueba de que los gastos de tu negocio realmente están relacionados con tu actividad profesional. Deberìas guardarlos durante, por lo menos, seis meses.

En el caso de los recibos digitales o en formato electrónico, sería recomendable que los guardaras en tu software de contabilidad, así no te ocuparán espacio y los tendrás siempre a mano.

Paso 5: Redacta informes mensuales

Al anotar y guardar tu recibos, generarás la información necesaria para comprobar el estado de tu negocio de forma mensual o anual. Hay dos estados financieros que deberías redactar:

  • Estado de resultados

Un estado de resultado o declaración de ingresos muestra tus ingresos y gastos para el periodo actual, lo que te permite ver tus beneficios o pérdidas. Todos los programas que te hemos presentado antes pueden hacerlo por ti si les das la información correcta.

estado-resultados-ejemplo

También deberías comparar tu último informe con los más antiguos, para comprobar que tu negocio crece a la velocidad que quieres.

  • Balance general

Tu balance general u hoja de balance (o balance de cuentas, balance contable…) te proporciona una lista de tus activos o haberes, pasivos o deudas y de tu capital o patrimonio.

  • Activos o haberes: Todas las propiedades de tu negocio (incluyendo su dinero)
  • Pasivos o deuda: Todo lo que debe tu negocio
  • Capital o patrimonio: Inversiones en el negocio y otros valores

balance-general-ejemplo

Al igual que ocurre con tu estado de resultados, todos los programas de contabilidad que te hemos presentado pueden hacer esto por ti. ¡Compara todos tus balances generales para ver cómo crece tu negocio!

¡Y ya estaría! Esta es la manera más básica de establecer un sistema contable para tu negocio.

¿Y ahora?

¡Ya tienes todas las herramientas para empezar a llevar la contabilidad de tu tienda tú mismo! Una vez te sientas cómodo cubriendo estos documentos, podrás investigar en temas contables más avanzados como la ecuación económica-contable, el análisis de tu informe financiero ¡y mucho más!

Lo más importante que deberías sacar de este artículo es que para llevar tu negocio tienes que estar abierto a aprender cosas nuevas ¡y aceptar desafíos! Pero ya has visto que, si lo haces paso a paso, todo es posible. Además, cuando tu tienda adquiera un volumen considerable, siempre puedes optar por contratar a un profesional que te ayude. Y tu negocio te lo agradecerá. 

¿Tienes algún truco para ayudar a otros emprendedores a llevar su contabilidad? ¡Déjanos un comentario!

 

With a keen interest in the business world, Mitch enjoys learning about marketing and entrepreneurship.

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