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Gestión del tiempo
Consejos de marketing

Gestión del tiempo: claves y herramientas

Por el 16 de junio de 2021 Tiempo de lectura: 6 minutos

No tengo tiempo. No me ha cundido la mañana. ¡Uy, llevo 2 horas mirando las redes sociales! 

¿Te resultan familiares estas frases? Más de uno (yo incluida) las hemos dicho en momentos de estrés y agobio cuando vemos que no llegamos a los objetivos planeados para la jornada laboral. 

Como bien todos sabemos, el tiempo es oro y, a su vez, escasea. Para poder hacer frente a esa escasez, o mejor dicho, mala planificación, te queremos ayudar con una serie de consejos y herramientas para que alcances tus metas. 

Una vez termines de leer este post, ya no volverás a tener la sensación de que estás en todo pero a la vez en nada. ¡Cada minuto cuenta para saber sacar el máximo provecho a la vida!

Qué es la gestión del tiempo

Una definición técnica de este concepto sería el proceso por el que un usuario divide sus horas disponibles en base a las tareas que tiene que hacer. Básicamente, es organizar tus responsabilidades en unas horas determinadas.

La gestión del tiempo de manera eficiente permite aumentar tu productividad, además de mejorar tu calidad de vida (una mala organización puede generarte ansiedad, estrés e incluso caos). 

Por ello, la automatización de tareas o de tus campañas de marketing te salvará de más de un dolor de cabeza. Tan solo tendrás que preocuparte de preparar con antelación este contenido y programarlo en una de las herramientas de automatización que uses. 

¿Alguna vez te has juntado con 10 tareas y no has sabido por cuál empezar? ¿O te has preguntado por qué no tienes el suficiente tiempo para dedicarlo a otras actividades de ocio como el deporte o salir con amigos?

Sigue leyendo y descubre cómo ponerle fin a este problema.

Matriz de gestión del tiempo

La matriz de Eisenhower, o la matriz de gestión del tiempo, es una clasificación de tareas en relación a la urgencia y la importancia en el día a día de una persona.

Veamos paso a paso los 4 puntos principales:

  1. Importante y urgente: tienes que hacerlo ya. Aquí entran las crisis, tareas fuera de plazo o asuntos urgentes. 
  2. Importante pero no urgente: actividades que deberías planificar en tu agenda. Este tipo de tareas consisten en construir relaciones con compañeros de trabajo o socios del negocio, descubrir nuevas oportunidades o mejorar a nivel profesional. 
  3. Urgente pero no importante: actividades que puedes delegar a otra persona o planear en tu agenda para cuando tengas un hueco. Algunos ejemplos son las llamadas telefónicas, mensajes o emails, actividades diarias o creación de informes. 
  4. Ni urgente ni importante: tareas para posponer o eliminar de tu lista. Los tiempos muertos, las tareas de otros o las actividades que haces para evadirte no aportan nada en tu rutina diaria de trabajo. 

¡Descarga al final del post tu propia matriz del tiempo!

matriz de gestión del tiempo

Principales ladrones del tiempo

Los ladrones del tiempo, también llamados enemigos del tiempo, son aquellos factores que consumen tu tiempo y no te permiten avanzar en tus tareas. Identificar qué es un ladrón del tiempo te permitirá minimizarlos al máximo. 

Interrupciones

Las interrupciones son las mayores enemigas de la organización y las que más tiempo te robarán en tu día a día. Cuando se produce una interrupción, el ser humano desconecta de la tarea que realiza y después requiere de algo de tiempo para recuperar esa concentración. 

Una concentración baja es igual a una baja productividad, lo que provoca que se puedan cometer errores. 

Teléfono 

Ay, el móvil… ¡Cuánto tiempo nos roba a veces! Hoy, el móvil se ha convertido en una extremidad más de nuestro cuerpo y nos acompaña a todos los lugares, pero hay que saber diferenciar lo que es importante de lo que no a la hora de prestarle atención. 

Ten tu móvil en silencio o en modo vibración para que te moleste lo menos posible. Si es una llamada urgente no te quedará más remedio que cogerla, pero si no, bloquea una hora de tu día solo a responder mensajes o devolver llamadas.

Correo electrónico 

A veces, los avisos de email en tu bandeja de entrada pueden ser tu mayor distracción. Todavía más si tienes el correo electrónico siempre abierto en tu navegador. ¿Alguna vez te has preguntado cuántas veces al día eres capaz de revisarlo? Seguramente sean muchas. 

Para evitar perder tiempo innecesario, fíjate un intervalo al día para revisar tus correos electrónicos y contestarlos. Así, serás mucho más productivo y no estarás a cada minuto revisando la bandeja de entrada de tu email. 

Multitarea

Hacer 10 tareas a la vez no hará que seas más productivo ni que termines antes. Al contrario, lo único que conseguirás es no llegar a nada. La multitarea es uno de los grandes ladrones del tiempo. ¿Alguna vez has empezado a redactar un email y después te has acordado de que tenías que terminar otra tarea?

Gestionar dos tareas a la vez es un no-no. Te recomendamos que si estás realizando una tarea y aterriza de golpe una nueva en tu mente, lo mejor es que la anotes en la agenda para terminarla después. 

Y a continuación veamos algunas recomendaciones que te ayudarán a exprimir tus horas y establecer prioridades: 

5 recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo

1. Planifica el día anterior 

Organizar el día anterior cómo va a ser el siguiente te ahorrará comenzar el día preguntándote ¿Por dónde empiezo? o ¿Qué tengo que hacer? Anótate en tu agenda o en el planificador que uses lo que tienes previsto y, sobre todo, sé realista con lo que puedes hacer y lo que no.

2. Reduce la lista de tareas al mínimo

Establece tres tareas importantes y escríbelas en tu agenda o planificador. No es buena idea que te pongas diez tareas al día porque al final se te quedará alguna en el tintero. Ten en mente que revisar emails o responder mensajes privados en Instagram son tareas más pequeñas y no se incluyen en estas tareas más relevantes. 

3. Delimita tu tiempo según prioridades

Es conveniente que identifiques cuándo eres más productivo (por la mañana o por la tarde) y que te reserves esas horas para las actividades más fundamentales y que requieren de tu concentración al máximo. 

4. No procrastines y haz pausas

La procrastinación en exceso no es buena. Por ello, para gestionar tu concentración, realiza pausas aunque sean de 5 minutos con el fin de desconectar la mente y darte un descanso entre tareas. ¡Los descansos nos dan energía para avanzar!

5. Haz un repaso de las tareas pendientes al final del día 

Cuando termines tu jornada laboral, dedícate unos 5-10 minutos para ver qué has logrado y si has cumplido con tus prioridades diarias. Y recuerda: prepara tu agenda para el día siguiente. ¡Conseguirás planificar mejor tus semanas!

4 herramientas clave para optimizar tu tiempo

Para ayudarte a gestionar tu tiempo, ¡tu agenda puede ser tu gran aliada! Pero también hay herramientas fáciles de usar y que pueden echarte un cable en tus semanas

Veamos 4 de mis favoritas:

Calendario de papel

El calendario en papel es el clásico de los clásicos. Sí, sé que te puede parecer un poco raro cuando estamos más acostumbrados que nunca a llevar todas las aplicaciones en nuestro móvil. Pero un papel te permitirá tachar, añadir y escribir todo lo que venga a tu mente

Puedes utilizar el calendario de papel para organizar tus semanas de un modo general. No hace falta que sea un calendario muy elaborado, con una plantilla en blanco ya podrás ir adaptando tus necesidades. 

Google Calendar

Aunque tengas el calendario en papel, el calendario de Google es la herramienta por excelencia para organizar tu tiempo

Es práctica, cómoda de usar y funciona en cualquier dispositivo. En tan solo minutos puedes crear y editar eventos, añadirles hora, lugar, duración, notas, colores… ¡Tienes infinidad de opciones!

Y, ¿qué otras cosas puedes hacer?

  • Responder a eventos o gestionarlos.
  • Crear recordatorios en Google Calendar. 
  • Compartir y ver calendarios con otros usuarios.
  • Personalizar calendarios.
  • Acceder a notas y tareas. 

Google Calendar es una de las herramientas más completas para gestionar tu tiempo y planear tus tareas. ¿La usabas ya?

Google Keep

Es un gestor de notas y lista de tareas. Cuando trabajas en varios dispositivos y con distintos sistemas operativos (iOS o Windows), esta herramienta es la más cómoda. 

¿Qué puedes hacer con ella?

  • Guardar URLs.
  • Añadir notas, listas, fotos y audios.
  • Crear recordatorios.
  • Compartir tus ideas con otros usuarios. 
  • Filtrar y buscar las notas por colores u otros atributos como imágenes o audios. 

Google Keep es ideal para guardar tus ideas allá donde estés. Da igual cuándo venga a tu mente una idea para tu próxima campaña de marketing: añádela a esta herramienta y ya le darás forma una vez te sientes delante del ordenador.

Todoist

Es una aplicación para organizar tu trabajo y tu vida personal. Tiene versión web y app para móvil y tablet. Todoist es bastante sencilla de usar y es compatible con Android y Apple. 

La versión gratuita de esta herramienta permite:

  • Crear tareas y subtareas.
  • Organizarlas dependiendo del tipo de proyecto que sea.
  • Poner fecha límite.
  • Fijar prioridades.
  • Compartir proyectos. 

Como ves, con la versión gratis estás ya más que cubierto para ser un pro de la organización del tiempo. Pero si sientes que necesitas más funcionalidades, el plan premium te permite agregar notificaciones, etiquetas, localización o sincronizar con otros calendarios. 

Y tú, ¿cómo gestionas tu tiempo?

Hay mil maneras de ser productivo y no sentir que estás perdiendo el tiempo mientras trabajas. Huye de los ladrones del tiempo, sigue nuestras recomendaciones y utiliza una o dos de las herramientas que te mencionamos.

Descarga a continuación el pdf con la matriz de gestión del tiempo y organiza tus tareas en función de su importancia o urgencia. ¿Usabas alguna de estas herramientas o métodos que te hemos contado? ¡Déjanos un comentario y cuéntanoslo!

Apasionada del marketing digital y la comunicación. A Indira le encanta crear nuevo contenido para redes sociales y escribir los mejores consejos para tu tienda online en el blog de Printful.

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